Melhores práticas ambientais, sociais e de governança (ESG) vêm recebendo atenção mundial por estarem associadas a negócios sólidos, com baixo custo de capital e melhor resiliência contra riscos associados ao clima e à sustentabilidade. Companhias e investidores no Brasil e no mundo aumentam gradativamente seu interesse com relação ao tema que, em linhas gerais, deverá medir a performance dos negócios através dos termômetros ambientais, sociais e de governança.
Especialmente para as companhias listadas em bolsa de valores, significa dizer que, entre outros, a governança e a segurança dentro dos processos de compras ganham papel extremamente relevante. O tema de compliance em Procurement sempre recebeu destaque sob os holofotes éticos; com as diretrizes ESG, alça novas perspectivas, integrando as políticas de segurança e participando dos comitês de risco dentro das organizações de capital aberto.
NA BUSCA DE MELHORES PRÁTICAS
Dentro deste contexto, os gestores e profissionais de compras vêm frequentemente se perguntando “Onde estamos comprando?”, “Como estamos comprando?” e “O que estamos comprando?”, questões que, entre outras, ajudam a desenvolver políticas adequadas ao atendimento das métricas de governança determinadas pela alta gestão. Os questionamentos também impulsionam a criação de regras de negócio capazes de garantir segurança dentro dos processos inerentes e correlatos à área de Procurement.
Garantir que cem por cento dos processos de compras estejam alinhados às melhores práticas também requer o desenvolvimento de procedimentos ajustados à realidade de cada empresa. A sinergia com os departamentos fiscal, recursos humanos, jurídico e a área interna solicitante é fundamental para determinar o modus operandi do negócio. Com estas regras aprimoramos instrumentos diversos, entre eles os contratos, que acabam ganhando protagonismo por sintetizarem em único documento as “condições de compra e fornecimento” impostas caso a caso.
GARANTINDO UMA NEGOCIAÇÃO EFICIENTE
Através do contrato, documento responsável por limitar as responsabilidades de cada parte, registraremos aquilo que foi tratado na mesa de negociação para cada um dos negócios conduzidos dentro do departamento. Os contratos oferecem segurança jurídica e respaldo legal para aquilo que foi negociado durante o processo de compras. A questão que surge naturalmente é: “mas como garantir que 100% das tratativas de compras tenham um contrato?”
O primeiro passo é definir a matriz de risco para as categorias de compras. Esta matriz poderá seguir escala que equaliza risco para o negócio versus volume financeiro. O objetivo, além de sinalizar o risco crescente, é identificar também os casos em que temos baixo volume financeiro e alto risco de negócio. Para as companhias que apresentam maior grau de maturidade em Procurement, uma estratégia prática e inteligente é utilizar a própria matriz Kraljic. Ela oferece subsídios suficientes para a classificação de risco e a simultânea definição dos tipos de contrato a ser aplicado caso a caso.
O segundo passo é a construção de relacionamento de sinergia com a área jurídica; esta avenida pavimentada nos garantirá suporte no desenvolvimento de diferentes modelos de contrato para as nossas negociações. O fórum de alinhamento de contratos com os advogados poderá acontecer quando a matriz estiver já delineada, aproveitando o conhecimento técnico destes profissionais para juntos definirem as estratégias de formalização e o nível de restrição a ser empregado caso a caso.
MODELOS DE CONTRATO
Diferentes modelos de contrato poderão ser aplicados à medida que o risco e o volume financeiro se tornarem maiores ou menores. Esta diferenciação é importante para garantir não só a produtividade dentro do departamento, como também o nível de exigência junto ao mercado fornecedor. Do pedido de compras ao clausulado completo, é nesta hora que definiremos o que, como e quando utilizar cada um deles. Alinhar este termômetro é relevante também para a manutenção da long list, balizando medidas protetivas adequadas para cada caso.
É importante dizer também que a política ideal para compras é aquela que conversa bem com o negócio da companhia. Entender as características do business, a abrangência do spend e a complexidade das carteiras é fundamental para a criação de regras alinhadas às melhores práticas de governança. Políticas pouco restritivas podem ser problemáticas e comprometer a transparência dos processos; por outro lado, rigidez elevada não significa necessariamente maior nível de compliance.
Obviamente, o nível de tecnologia e o grau de maturidade dos processos dentro do departamento de Procurement têm influência direta na estratégia de contratos. O alinhamento adequado dos procedimentos internos somado à utilização de softwares, certamente, otimizará a administração, o armazenamento e a aplicabilidade dos documentos, além de conferir a automação de boa parte dos processos da esteira de compras.
Para o próximo artigo, trarei algumas sugestões de modelos de contratos, relacionando-os com uma matriz de risco hipotética. O objetivo será ilustrar o tipo de documento mais adequado para cada caso, trazendo situações reais e que levam em consideração risco, volume financeiro e medidas protetivas adequadas para cada negócio. Espero que vocês gostem.
Um abraço.
Pedro Alexandre Aniceto.
